Софтуер за ОВК и инсталаторски фирми: как Installico внася ред в работата – от офертата до фактурата

01.09.2026   |   Начало»ФИРМЕНА ПУБЛИКАЦИЯ

Редактор
Мира Станкова

Редактор
Мира Станкова

Всеки, който управлява ОВК или инсталаторска фирма в България, е наясно с ежедневните предизвикателства – три екипа на терен, седем обекта в движение, поръчка на медни тръби, която някой е забравил, клиент, който звъни за гаранционна карта отпреди година, и края на месеца, в който трябва да се сметне кой колко часа е работил.
 
Информацията съществува, но е разпръсната. Част е в главата на техническия ръководител, част е във Viber групата, друга – в тетрадка в буса, а трета – в Excel файл, който има три версии с различни имена. Резултатът е предвидим – пропуснати фактури, обекти, приключили без протокол, и склад, за който никой не знае какво точно има в него.
 
Именно този проблем решава българската бизнес система Installico (Инсталико), разработена специално за монтажни фирми: ОВК, ВиК, електро, соларни и сервизни компании.

Какво представлява Installico

Installico е софтуер, който покрива целия работен цикъл на монтажната фирма – от запитването на клиента до платената фактура и гаранционното обслужване. Работи в браузър на компютър, но е направен така, че техниците на терен да го ползват от телефон.
 
Основните разлики спрямо универсалните ERP решения:

• Направен е за българския начин на работа – фактури по изискванията на ЗДДС, документи на кирилица, ДДС режими, аванси и отстъпки;
• Един продукт, а не пет отделни абонамента – 12 модула в едно приложение, без интеграции между несвързани системи;
• Мобилен на терен – техникът вижда графика си, отчита часове, вписва вложени материали и взима подпис на екрана.

 
Зад продукта стои ЕКАНТЕ ЕООД – компания с практически опит именно в монтажния бранш, а не само в разработката на софтуер. Това личи в детайлите – системата е структурирана около обекта, защото това е единицата, около която реално се върти една инсталаторска фирма.

 
Installico включва 12 модула:

1. Клиенти – централен регистър с контакти, фирмени данни и лица за фактуриране, който слага край на въпроси като "кой има телефона на онзи клиент от Асеновград";
2. Обекти – пълно досие на всеки обект, включително адрес и точка на картата, назначен екип, етапи на изпълнение, документи, вложени материали, протоколи и всички пари по обекта. Отваряте един екран и виждате цялата история;
3. График и задачи – планиране с изгледи ден/седмица/месец, възлагане на задачи с приоритети, отчитане на време и мигновени известия на телефона на техника. Промените в графика стигат до екипа без обаждания;
4. Протоколи и гаранции – протоколи за извършена работа с отработени часове, вложени материали и подпис на екрана, които се генерират като PDF и заминават по имейл още от обекта. Автоматични гаранционни карти за монтираната техника с падежи, които системата помни вместо вас;
5. Оферти и фактуриране – оферти директно от каталога, фактури с ДДС режим и отстъпки, плащания и аванси, PDF документи по българските изисквания;
6. Абонаменти – периодично обслужване с автоматично генерирани задачи и таксуване с карта (статуси, история на плащанията и фактуриране). За ОВК фирмите това е модулът, който превръща профилактиките от "ще се сетим напролет" в предвидим месечен приход;
7. Склад – пълноценна складова програма вътре в системата с доставки, наличности, серийни номера, ревизия, брак и заявки. Тук Installico използва изкуствен интелект:
   • Снимка на фактура = завеждане - снимате доставната фактура с телефона и системата разчита артикулите, количествата и цените; 
   • Автоматични заявки към доставчици при достигане на минимална наличност; 
   • Ревизия от телефона за минути – въвеждате количества на място и виждате разликите веднага;
8. Производство – за фирмите, които произвеждат сами (въздуховоди, елементи, колектори) модулът включва технологични карти с формули, при които "колко" не е фиксирано число, а сметка по площ, тираж или брой контури. Материалите се изписват от склада по етапи, а себестойността се смята до бройка с човеко- и машиночасове;
9. Активи и оборудване – включва регистър на техниката и инструментите (зачисляване към служител или обект, отдаване под наем и история на движението), с което получавате отговор на вечния въпрос "у кого е перфораторът";
10.  Заплати – изчисляване на заплати по принос (часове, взети директно от задачите, коефициенти, критерии с тежести, отсъствия и дялово разпределение). Бонусната система спира да бъде предмет на спор, защото се базира на отчетени данни;
11. Справки и KPI – оборот за период, вземания, аванси, топ клиенти и обекти, отработени часове и приходност на час. Последният показател е може би най-полезният за собственик на монтажна фирма, тъй като показва кои обекти всъщност изкарват пари;
12. Наръчник – вътрешна база от ресурси, включваща информация за процедури, указания и материали за обучение, достъпни за екипа по всяко време. Така новият колега се обучава по документ, а не по устна традиция.

Installico в практиката – опитът на Термопулс ООД

Термопулс ООД е пловдивска фирма за отопление, вентилация и климатизация, която изгражда ОВК инсталации, подово отопление и вентилационни системи за обекти с различен мащаб – от жилищни до производствени.
 
Преди Installico работният процес е изглеждал както при повечето фирми в бранша – график в Excel, комуникация с екипите по телефон и Viber, протоколи на хартия, които се събират в офиса дни след приключване на обекта, и складова наличност, която се проверява на място, когато потрябва.
 
След въвеждането на системата промените, които екипът на Термопулс отчита, са в няколко посоки:

• Протоколите се приключват на обекта – техникът въвежда часове и вложени материали, клиентът подписва на екрана, PDF-ът заминава по имейл още преди буса да тръгне. Забавянето между свършена работа и издадена фактура се свива драстично;
• Обектът има едно досие – оферта, снимки, документи, вложени материали, протоколи и плащания са на едно място. Когато клиент се обади за нещо отпреди година, отговорът отнема минута, а не половин ден ровене;
• Складът става управляем – ревизиите се правят от телефона, а автоматичните заявки към доставчици прекратяват ситуациите, в които екип пътува до обект без нужния материал;
• Заплатите се смятат по данни – часовете идват от задачите, а бонусната система се базира на реален принос, което премахва голяма част от споровете в края на месеца;
• Собственикът вижда числата – приходността на час по обекти показва кои поръчки са печеливши и кои са били приемани по инерция.

 
"Най-голямата разлика е, че вече не търсим информация – тя е там, където трябва да бъде. Обектът се води сам, а ние се занимаваме с монтажите", споделя екипът на Термопулс ООД.

Кои фирми извличат най-много ползи от Installico

Опитът дотук показва, че ефектът от използването на системата е най-осезаем при:

• Инсталаторски фирми с 3 и повече екипа на терен, където координацията изисква повече време и усилия;
• Фирми с абонаментна поддръжка, изпълняващи профилактики, сервизни договори, гаранционни обслужвания;
• Фирми със собствен склад, където разминаването между документи и реалност струва пари всеки месец;
• Фирми, които произвеждат част от изделията си (заради модула с технологични карти и формули).

 
Ако фирмата е двама души, които работят по един обект наведнъж, Excel може и да стига. Над този размер обаче организацията започва да струва повече от софтуера.
 
Дигитализацията на монтажна фирма не е въпрос на мода, а на маржове. Всеки необработен протокол, всяка забавена фактура и всяко ненужно пътуване до склада са пари, които излизат неусетно и не се виждат в счетоводството като отделен разход.
 
Installico не решава проблема с намирането на добри техници. Решава проблема с това добрите техници да не си губят времето с администрация и собственикът да вижда какво всъщност се случва във фирмата му.
 
Повече за българската бизнес система Installico вижте тук.

ЕКАНТЕ ЕООД
Пловдив 4002
Ул. "Днепър" 28
Тел.: +359 898 485 012
Имейл: info@installico.com
installico.com

Ключови думи: ЕКАНТЕ   Installico   ERP   софтуер  

Област: ОВК